Behandling av personuppgifter
1 Personuppgiftsansvarig
Styrelsen för Kisängs Samfällighetsförening (org-nr) 716401-8827.
Personuppgiftesbiträde är Smedjan Ekonomikonsult AB i Norrköping.
Dataskyddsombud behövs inte. Registren behöver inte anmälas till Datainspektionen.
2 Ändamål med registren
Enligt Lantmäteriförrättning 2014 ingår 142 fastigheter i samfällighetsföreningen och deras ägare utgör föreningens medlemmar.
För att informera medlemmarna erbjuds de att lämna sin e-postadress till KSF för att den vägen erhålla informationen. E-postadressen kan också användas för att skicka ut fakturor om medlemmen så väljer.
Inom KSF finns ett antal förtroendevalda personer samt några av styrelsen utsedda områdesansvariga samt deras medhjälpare. Dessa personer registreras och görs kända för medlemmar och allmänheten.
KSF betalar lön till en del medlemmar och även andra personer.
3 Grund för registreringen av personuppgifter
KSF:s registrering av personuppgifter är huvudsakligen grundade på ett lagstöd för samfällighetsföreningar. Den registreringen kräver därför inte samtycke.
Beträffande anställda som inte är medlemmar i KSF och andra externa, t ex de som hyr båtplatser i Kisäng utan att vara medlemmar, grundas rätten att registrera personuppgifter på att personen har ingått avtal med KSF och de uppgifter som registreras krävs för att avtalet ska kunna fullgöras.
Den uppgift som inte har stöd i lag eller avtal är e-postadresser. För dessa krävs samtycke och det har KSF i och med att det är frivilligt att lämna e-postadress. Den särskilda blanketten för ägarbyte ska uppdateras med referens till GDPR.
4 Registren
4.1 Medlemsregister
Registret finns i ekonomisystemet Fortnox (där som ”kundregister”). Nyckeln till varje post är fastighetsbeteckningen, inte ägaren som person. Registret är dock sökbart på ägarens namn.
Det används för att:
- Skapa debiterings- och röstlängd till föreningsstämma
- Skapa medlemsförteckning som används för utskick till medlemmarna
- Fakturera avgifter
Uppgifter som lagras i registret är
- Fastighetsbeteckning
- Ägarens namn (kan vara flera)
- Ägarens mantalsskrivningsadress
- Personnummer om det lämnats vid ägaranmälan (visas ej i listor och förteckningar)
- E-postadress om sådan lämnats
- Uppgifter om tilläggstjänster, t ex båtplats i Kisäng.
- Faktureringshistorik
Vid ägarbyte rensas föregående ägares personuppgifter helt under förutsättning att det inte finns oreglerade skulder till KSF eller en nära förestående utdebitering där föregående ägare är betalningsansvarig.
Uppgifterna ur registret finns även i elektroniska dokument som används för framställning av papperslistor till föreningsstämmor och publicering på den slutna delen av hemsidan. Dessa dokument lagras på slutna lagringsplatser som är lösenordsskyddade.
En gång per år beställs en lagfartsförteckning från Lantmäteriets fastighetsregister för att säkerställa kvalitén i medlemsregistret. Den levereras som en Excel-fil och sparas i 2 år. Filen innehåller samma personuppgifter som medlemsregistret samt datum för lagfart.
4.2 Löneregister
Hos kontrakterad redovisningsbyrå (Smedjan) finns ett löneregister i Visma Lön som används för utbetalningar, rapportering till Skatteverket och liknande uppgifter. I registret lagras bara sedvanliga uppgifter som behövs för lönehantering. Uppgifterna sparas under den tid som regelverken för lönehantering föreskriver.
4.3 E-postregister
Registret förs i Google Mail med fastighetsbeteckning som nyckel. Enda uppgiften därutöver är en eller flera e-postadresser som lämnats till KSF för att kunna användas för utskick.
Vid ägarbyte, eller på begäran av registrerad, rensas föregående e-postadresser helt.
När utskick via e-post görs till många medlemmar exponeras inte e-postadresserna (skickas med ”hemlig kopia”).
4.4 Förtroendevalda och områdesansvariga
Uppgifter om förtroendevalda och områdesansvariga och deras medhjälpare förs i Worddokument.
4.5 Föreningens hemsida
Största delen av hemsidan är öppen för alla. De enda personuppgifter som finns där är namn och adress i Kisäng för förtroendevalda och områdesansvariga.
På den slutna delen som kräver inloggning med lösenord finns även telefon och e-postadress för förtroendevalda och områdesansvariga om de har samtyckt till att dessa publiceras.Inför föreningsstämmor publiceras där röst- och debiteringslängd. Personuppgifterna är bara namn och adress samt koppling till fastigheten.
5 Utdrag ur registren
En registrerad kan när som helst begära att få veta vilka uppgifter KSF har om denne i registren.